Anketų/paraiškų/prašymų registras, automatizuotas jų valdymas ir duomenų stebėsena

Įrankis, skirtas institucijų renkamų duomenų, pvz. paraiškų, anketų, prašymų (tiek institucijos viduje, tiek išorėje) registravimui, patogiam proceso valdymui institucijos viduje (užduočių priskyrimas, automatiniai pranešimai ir t.t.), duomenų analizei ir realaus laiko duomenų stebėsenai.
Gali būti pritaikomas skirtingiems institucijų procesams skaitmenizuoti (šiuo metu taikomas Valstybinėje vaistų kontrolės tarnyboje vaistinių preparatų ir medicinos priemonių paraiškų valdymui ir stebėsenai; Aplinkos ministerijos specialiųjų programų lėšų paraiškoms).

Problema

Didelė dalis institucijų panašiems procesams valdyti netaiko standartizuotų sprendimų ir kuria brangias sistemas, kurių palaikymas reikalauja papildomų lėšų.

Valstybinė vaistų kontrolės tarnyba pateikė poreikį sistemos (kuri būtų skirta vaistų ir medicinos priemonių įtraukimo į kompensavimo sąrašus paraiškų valdymui) kūrimo techninei specifikacijai – 500 tūkst. eur.
Ši suma pasirodė nepagrįsta ir kilo klausimas, ar nebūtų galima sukurti sprendimo naudojant esamus institucijos IT įrankius, žmogiškuosius išteklius ir Valdysenos departamento komandos pagalbą.

Ką radome atėję?

ilgą, nestruktūruotą vaistų paraiškų valdymo procesą institucijos viduje (paraiškos informacija į excel registrą perkeliama ranka, daug techninio darbo nuolatos pildyti atnaujinimus, sudėtingas komunikavimas tarp padalinių, atliekančių skirtingus vertinimo etapus);
vėluojantį vaistų tiekėjų paraiškų nagrinėjimą, tačiau pareiškėjai ir tarnyba negali stebėti paraiškų statuso ir aktualių duomenų.

Sprendimas

Situacijos analizei ir sprendimo kūrimui paskirta projekto vadovė, surinkta vidinė VVKT projekto komanda - su procesu dirbantys specialistai ir du IT komandos nariai, kurie šiuo metu prižiūri sukurtą sprendimą.

Buvo išgrynintas procesas ir esminiai sprendimo komponentai – paraiškos forma, paraiškų registras, automatizuoti srautai (workflows), duomenų analizės švieslentės.
Pirminis sprendimas sukurtas per 2-3 mėn. (+ 2-3 mėn. testavimui ir tobulinimui).

Rezultatas

Naudojantis esamais organizacijos resursais (turimos M365 E3 licencijos) ir low/no code įrankiais sukurtas sprendimas

Paraiškų registras, kuriame fiksuojami ir valdomi paraiškų duomenys;
Pirminė el. forma pareiškėjams;
Paraiškų valdymo procesas pilnai automatizuotas (užduočių priskyrimas vykdytojams, pareiškėjų informavimas, priminimai, vertinimo terminų skaičiavimas, paraiškų statuso pasikeitimai ir t.t.);
Švieslentės – viešai atverti duomenys, pareiškėjai gali stebėti realaus laiko duomenis apie paraiškų vertinimo eigą.

Kaštai ir technologija

Sprendimui sukurti pasitelkti low/no code įrankiai - Microsoft365, Power Platform.

registras: Microsoft Lists, Power Apps;
automatizuoti srautai: Power Automate;
duomenų analizė, vizualizavimas, viešinimas: Power BI.

Papildomų lėšų licencijoms nebuvo išleista – sprendimas realizuotas su esamomis M365 E3 ir 1 Power BI Pro licencija.

Panaudojimas

Sprendimas nesunkiai perpanaudojamas, įrankiu gali pasinaudoti bet kuri institucija, turinti ar planuojanti dirbti su M365 paketu. Galime padėti peržiūrint procesus, identifikuojant poreikius, pritaikant įrankį jums ir apmokant vidinius darbuotojus jį palaikyti ir tobulinti.